Política de Protección de Datos Personales y aviso de Privacidad CENTRO DE IDIOMAS ULA
CONSIDERANDO
Que el presente documento establece las obligaciones y autorizaciones de la Política de Protección de Datos Personales y aviso de privacidad que se aplica en el Centro De Idiomas Universal Learning Academics S.A.S, en adelante Centro de Idiomas ULA teniendo en cuenta lo establecido por la Ley 1581 de 2012, conocida como el Régimen General de Protección de Datos Personales, y de conformidad con el decreto único reglamentario 1074 de 2015.
Que, desde el 26 de octubre del 2017, El Centro de Idiomas ULA en función del Consejo Directivo, establece las políticas generales suscritas a continuación, para sus sedes en Bogotá y sucursales a nivel nacional, por lo anterior;
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERO: – Expedir la siguiente Política de Protección de Datos Personales para el Centro de Idiomas ULA, según el texto considerado y aprobado en la reunión del consejo Directivo del Centro de Idiomas ULA, Acta Número del 5 de abril de 2021.
Parágrafo: la presente política es la versión actualizada de la Política de Protección de Datos Personales y aviso de Privacidad, la cual deberá ser publicada en el sitio web www.ulaidiomas.edu.co
POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES y AVISO DE PRIVACIDAD DEL CENTRO DE IDIOMAS UNIVERSAL LEARNING ACADEMICS S.A.S (ULA)
I. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:
El Centro de Idiomas ULA como responsable del tratamiento de datos personales, se identifica de la siguiente manera:
| Razón Social | CENTRO DE IDIOMAS UNIVERSAL LEARNING ACADEMICS S.A.S (ULA) |
| Número de Identificación Tributaria | NIT. 900.661.803-8, |
| Dirección | Calle 108 # 51 – 89 Bogotá |
| Teléfono: | (601) 7561338 |
| E-mail: | info@ulaidiomas.edu.co |
| Sitio web: | www.ulaidiomas.edu.co |
II. DEFINICIONES:
Para el adecuado entendimiento de la presente política se acogen las siguientes definiciones:
AVISO DE PRIVACIDAD: El centro de idiomas ULA, se permite informar a todos los interesados que, en cumplimiento de nuestra Política de Protección de Datos Personales y aviso de privacidad, la información personal que obtengamos en virtud de las operaciones que usted solicite o celebre con nosotros, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 del 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia.
AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, el cual puede ser otorgado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó la autorización.
BASE DE DATOS: es el conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
DATO PERSONAL: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
DATO SENSIBLE: aquel dato que afecta la intimidad del titular y cuyo uso indebido puede generar su determinación, tal como aquel que revela el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos y garantías de partidos
políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: son las personas naturales o jurídicas que por si mismas o en asocio con otros, realicen el tratamiento de datos personales por cuenta del Centro de Idiomas ULA.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: es quien decide directamente qué tratamiento le dará a los datos personales según las autorizaciones otorgadas por los titulares. El Centro de Idiomas ULA actúa como responsable frente a todos los datos que recolecte y trate.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El responsable del tratamiento de sus datos personales será Centro De Idiomas ULA, sociedad identificada con NIT 900.661.803-8, ante quien los interesados podrán dirigirse para el efectivo ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión y revocación de la autorización de tratamiento.
Para efectos del presente aviso de privacidad, se señala que si la actividad o programa con el cual usted tiene relación es con El Centro De Idiomas ULA con sedes en Bogotá o a nivel nacional, tendrá como domicilio principal la calle 108 #51- 89, Bogotá, Colombia, teléfono: (+57-1) 756 1338 y dirección electrónica: info@ulaidiomas.edu.co
III. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:
De manera general, el tratamiento al que serán sometidos los datos personales de los titulares son: recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión. El Centro De Idiomas ULA, podrá tratar datos personales sin previa autorización del titular en todos los casos en que estos sean de naturaleza pública y en los casos señalados por la ley. Adicionalmente, sólo recoge y trata datos personales con autorización previa, expresa e informada de su titular o beneficiario, y siempre que sean necesarios, pertinentes y adecuados para la finalidad para la que se recogen.
V. ALCANCE:
La Política de Tratamiento de Datos Personales y aviso de privacidad del Centro de Idiomas ULA cubre todos los aspectos administrativos, académicos, organizacionales y de control que deben acatar los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que trabajen o tengan relación directa con Centro de Idiomas ULA.
Las principales finalidades para las cuales el Centro de Idiomas ULA recolecta datos
personales son:
PARA ASPITANTES Y/O ESTUDIANTES:
1. Realizar el proceso de inscripción, selección y admisión a programas académicos del Centro De Idiomas ULA.
2. Realizar envíos de información sobre el proceso de admisión, y promoción de programas académicos del Centro De Idiomas ULA.
3. Generar facturación relacionada con el proceso de admisiones del Centro De Idiomas ULA.
4. Realizar promoción, ejecución, desarrollo, evaluación de las siguientes actividades académicas, administrativas y de bienestar educativo:
4.1 Programas y proyectos de formación de personas.
4.2 Desarrollo y creación de conocimiento.
4.3 Aplicación y/o transferencia de conocimiento a la sociedad o a sus sectores.
5. Realizar promoción, ejecución, desarrollo, evaluación para lograr la consolidación de la comunidad, incluyendo sus estamentos.
7. Realizar promoción, ejecución, desarrollo y evaluación de los procesos administrativos que faciliten la actividad y los servicios del Centro De Idiomas ULA.
8. Actividades asociativas, culturales, recreativas y sociales.
9. Crear bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de los datos personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley.
10. Actividades tendientes a facturación, recaudo y cobro de cartera vencida.
11. Gestión económica y contable.
12. Atención al Cliente (PQRS).
13. Gestión administrativa.
14. Publicidad propia y de terceros relacionados.
15. Video vigilancia.
16. Seguridad y control acceso a las instalaciones.
17. Toma de imagen en medios y plataformas electrónicas para fines académicos.
18. Toma de imagen y voz en medios magnéticos o físicos para ser publicados en los medios de comunicación y redes sociales del Centro De Idiomas ULA.
PARA EGRESADOS:
1. Realizar promoción, ejecución, desarrollo, evaluación de las actividades académicas y administrativas.
2. Programas y proyectos de formación de personas.
3. Desarrollo y creación de conocimiento.
4. Aplicación y/o transferencia de conocimiento a la sociedad o a sus sectores.
5. Realizar eventos y actividades de carácter académico, cultural y social.
6. Realizar promoción, ejecución, desarrollo, evaluación de actividades para lograr la consolidación de la comunidad educativa, incluyendo sus estamentos.
8. Realizar promoción, ejecución, desarrollo y evaluación de los procesos administrativos que faciliten la actividad y los servicios del Centro De Idiomas ULA.
9. Expedir certificaciones de carácter académico.
PROFESORES Y EMPLEADOS ADMINISTRATIVOS:
1. Fines históricos.
2. Seguridad – Video vigilancia, Seguridad y control acceso a instalaciones.
3. Control de horario.
4. Formación de personal.
5. Gestión de nómina.
6. Prestaciones sociales y prevención de riesgos laborales.
7. Promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal.
8. Lograr una eficaz comunicación en lo concerniente a los servicios y otras actividades relacionadas con las funciones propias del Centro de Idiomas ULA, como institución de educación y dar cumplimiento a obligaciones contraídas con estudiantes, profesores, contratistas, contratantes, clientes, proveedores, y empleados.
9. Expedir certificaciones de carácter laboral.
10. Toma de imagen en medios y plataformas electrónicas para fines académicos o administrativos.
11. Toma de imagen y voz en medios magnéticos o físicos para ser publicados en los medios de comunicación y redes sociales del Centro de Idiomas ULA
PROVEEDORES Y CLIENTES:
1. Gestión de proveedores – verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con los proveedores.
2. Presentar quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de contratos.
3. Crear bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de datos personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley.
4. Las demás finalidades que se determine en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.
Lo anterior sin perjuicio de las finalidades que se incorporen en cada autorización según sea el caso o que se incluyan en el aviso de privacidad.
VI. DESARROLLO DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS:
El titular o su representante legal, debidamente acreditado, podrán limitar el uso o divulgación de sus datos personales; así como ejercer, cuando proceda, los derechos de consulta, acceso, rectificación, actualización o supresión que la Ley prevé. Es importante mencionar que el ejercicio de cualquiera de dichos derechos no es requisito previo ni impide el ejercicio de otro derecho.
VII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:
El Centro de Idiomas ULA reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:
1. Acceder, conocer, actualizar, suprimir y rectificar sus datos personales frente al Centro de Idiomas ULA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales. En el caso del derecho de supresión, el Centro de Idiomas ULA podrá seguir conservando la información para los fines determinados por la ley.
2. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada al Centro de Idiomas ULA, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
3. Recibir información por parte del Centro de Idiomas ULA previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
5. Modificar y/o revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. El derecho de revocar la autorización procede siempre y cuando no genere incumplimiento por parte del Centro de Idiomas ULA con otras obligaciones legales o contractuales, relativas a la permanencia del dato.
6. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
VIII. AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES:
El Centro de Idiomas ULA informa a todos sus titulares que en virtud de la Ley 1581 del 2012 y el Decreto reglamentario 1074 de 2015 no se está obligado a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
El Centro de Idiomas ULA, podrá realizar el tratamiento de datos personales
sensibles siempre y cuando:
1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
El Centro de Idiomas ULA restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento, además de hacerlo bajo las más estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.
IX. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:
Cuando el Centro de Idiomas ULA realiza tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, lo hace con el fin de garantizar el derecho a la educación y a la formación integral o de garantizar el bienestar de los hijos menores o adolescentes, de los profesores y empleados administrativos. En los casos en que realice tratamiento de los mismos lo realizará siempre y cuando:
1. Se trate de datos de naturaleza pública.
2. El tratamiento realizado por el Centro de Idiomas ULA responda y respete el interés superior de los niños, niña y adolescentes.
3. El tratamiento realizado por el Centro de Idiomas ULA asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Una vez cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. El Centro de Idiomas ULA se compromete, en el tratamiento de datos personales, a respetar los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, siempre que no se ponga en riesgo la prevalencia de los derechos fundamentales de los menores y que inequívocamente responda el tratamiento a la realización de principios de interés superior
X. PRINCIPIOS ESTABLECIDOS:
De conformidad con la ley los principios con los cuales se regirá el tratamiento de datos personales que realice el Centro de Idiomas ULA serán los siguientes: legalidad en materia de tratamiento de datos, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, confidencialidad, acceso y circulación restringida y seguridad.
XI. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS:
1. Consulta:
A través del mecanismo de consulta, el titular del dato personal o sus causahabientes, pueden solicitar al Centro de Idiomas ULA o al encargado que les permita ejercer el derecho de acceder a las bases de datos en las cuales reposan
sus datos personales y revisar el registro individual de su información.
Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
2. Reclamo:
A través del mecanismo de consulta, el titular del dato personal o sus causahabientes, pueden solicitar al Centro de Idiomas ULA y/o a los encargados, que corrijan, actualicen o supriman los datos personales que reposen en sus bases de datos, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en el Capítulo XII de la presente política de Tratamientos de Datos Personales y aviso de privacidad para que proceda la solicitud de corrección, actualización o supresión.
En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que el Centro de Idiomas ULA no sea competente para conocer del reclamo, deberá enviar en el término de dos días hábiles la solicitud a quien corresponda e informará al reclamante.
3. Requisitos para presentar una consulta o un reclamo:
Las solicitudes de consulta o reclamo dirigidas al Centro de Idiomas ULA deberán contener como mínimo la siguiente información:
– Nombres completos y apellidos.
– Tipo y número de identificación.
– Dirección de domicilio.
– Teléfono de contacto.
– Correo electrónico.
– Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud.
En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que el consultante o reclamante sea un menor, deberá realizar dicho tramite de solicitud junto con el adulto responsable, sin que en ningún momento se le niegue el ejercicio de sus derechos.
4. Medios de recepción de solicitudes de consultas o reclamos:
Si la actividad o programa con el cual usted tiene relación es con el Centro de Idiomas ULA, deberá radicar su solicitud en la Calle 108 # 51- 89, Bogotá, Colombia o enviar un correo electrónico a info@ulaidiomas.edu.co
5. Responsable de atender las consultar y reclamos:
El responsable de atender las solicitudes de consulta o los reclamos será el / la analista de Protección de Datos del Centro de Idiomas ULA, quien recibirá y dará
trámite a las solicitudes que se reciban, en los términos, plazo y condiciones establecidos en la Ley 1581 del 2012 y en la presente política.
XII. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES: El Centro de Idiomas ULA
podrá transferir sus datos personales a terceros, afiliados o filiales, y a terceros con quienes tengan relación operativa que le provean de servicios necesarios para su debida operación, o de conformidad con las funciones establecidas a su cargo en la legislación comercial y normas reglamentarias.
En dichos supuestos, le informamos que El Centro de IDIOMAS ULA adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la Política de Protección de Datos Personales y aviso de privacidad adoptada por la institución, el manual de seguridad y procedimientos de protección de datos personales del Centro de Idiomas ULA y con los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley. La transferencia Internacional de datos personales se realizará únicamente a terceros con quien el Centro de Idiomas ULA, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.
XIII. ACEPTACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL:
Los titulares de la información que reposa en las bases de datos del Centro de Idiomas ULA aceptan el tratamiento de sus datos personales, conforme a los términos del presente documento y este podrá continuar realizando el tratamiento de los datos para las finales descritas, sino ejercen su derecho de revocar o suprimir.
XIV. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS:
De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, el Centro de Idiomas ULA deberá registrar sus bases de datos junto con esta Política de Tratamiento de Datos Personales y aviso de privacidad en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
XV. ALCANCE Y FINALIDAD DE LAS AUTORIZACIONES OTORGADAS POR LOS TITULARES:
Por regla general, el termino de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entenderá por el de la relación comercial o de la vinculación al centro de idiomas ULA y mientras se encuentre vigente el desarrollo del objeto social de la misma, o por el término que se acuerde en la autorización, a falta de aquella.
Si el titular de Datos Personales es un cliente activo del Centro de Idiomas ULA, no se podrán usar sus datos para objetivo diferente a la prestación del servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.
XVI. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: El Centro de Idiomas ULA ha adoptado las medidas tecnológicas, jurídicas y procedimentales posibles y necesarias para la protección de sus datos personales, con el fin de garantizar los atributos de autenticidad, integridad y disponibilidad de la información.
Para mayor información sobre el tratamiento de sus datos personales podrá consultar la Política de Protección de Datos Personales y aviso a la privacidad, la cual se encuentra publicada en la página web: www.ulaidiomas.edu.co, y/o en MODIFICACIONES AL AVISO DE PRIVACIDAD: Cualquier modificación al presente Aviso le será notificado a través de la página web del Centro de idiomas ULA.
ARTÍCULO SEGUNDO: La Política de Protección de Datos Personales y aviso a la privacidad del Centro de Idiomas ULA entrará en vigencia a partir de la fecha de firma del presente acuerdo y deroga todas las disposiciones y políticas expedidas con anterioridad o que le sean contrarias.
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